إعداد إستراتجية الاتصال

العناصر الواجب اعتبارها في إعداد إستراتجية الاتصال :
على القائمين بإعداد إستراتجية الاتصال الأخذ بعين الاعتبار عدد من الجوانب التي يجب أن تغفل عنها المؤسسة بما لها من تأثير من العملية الاتصالية وهي:
أ‌- معوقات عملية الاتصال: تنقسم إلى قسمين:
1. العوامل التنظيمية التي تعيق الاتصال في المؤسسة: لقد بينت دراسة ميدانية في المجال الصناعي انه من بين الأخطاء التنظيمية التي تصادفها أنظمة الاتصال وتعرقل أدائها هي:
- عدم تطابق بين التنظيم المخطط مع النظام الهيكلي المطبق.
- جهل اغلب العمال بتفاصيل الأعمال الموكلة لهم وهذا النقص في كفاءة الاتصال مما يعرض إلى الأداء الغير الجيد.
- عدم اعتراف بعض العمال بالخرائط التنظيمية، ويعتر البعض من العارفين بها عدم اتباع خطوط السلطة والمسؤولية لعدم وضوح خطوط السلطة والمسؤولية.
- توجه الإفراد إلى سلطات اعلي من السلطات المباشرة لهم مما يضيف اعباءا على السلطات الأعلى ويخلط بعض الأعمال .
- عدم وجود قنوات اتصال واضحة تسير فيها البيانات والمعلومات في جميع الاتجاهات.
2. العوامل النفسية والاجتماعية: من بينها:
- كبر عدد العمال في المؤسسات واختلاف العوامل النفسية والاجتماعية فيهم و ضعف الإدارة في عملية التقريب بينهم أو خلق ثقافة وهوية متميزة للمؤسسة.
- ضعف الفهم الجيد والصحيح للعملية الاتصالية الحديثة من طرف الإدارة العليا في المؤسسة وهو ما يؤدي إلى سوء استعمالها، مما يؤدي إلى انعزال هذه الإدارة .
- نقص الفهم لدى أفراد المؤسسة وتأويل القرارات والوثائق المختلفة حسب الشخص المستعمل ولما يتمتع به من الجانب الاجتماعي والنفسي وهذا لجمود اللغة المستعملة فيها.
- تدخل الجماعات الغير الرسمية في إعداد الوثائق والتقارير الرسمية الصاعدة لتزييف المعلومات لهدف إخفاق النقص في الأداء أو لإظهار ضعف اطلاع الإدارة العليا.
- تميز بعض القادة بصفات شخصية غير ملائمة لأداء أدوارهم الاتصالية على أكمل وجه وهذا لمختلف المستويات (كعدم تعاونهم وتعاليهم، وضعف رغبتهم في الاتصال).
ب‌- خصائص الاتصال الجيد:
- ملائمة نظام الاتصال لاحتياجات المؤسسة، وضرورة مرونته مما يساعد بلوغ أهدافها.
- ضرورة وجود شبكة مفتوحة لتدفق حركة المعلومات لكل اتجاه.
- ضرورة قيام نظام الاتصال على أساس استراتيجي ومتابعته لاكتشاف الأخطاء.
- مقارنة تكاليف نظام الاتصال وفوائده وضرورة تحقيق عائد مقبول من وراءه.
- ضرورة وجود الثقة والالتزام بين مختلف مستويات الإدارة والعمال ودعم النظام من طرف الإدارة العليا.
- حرص النظام على احترام العلاقات التنظيمية الرسمية في مزاولة الاتصال وعدم تخطي المرؤوسين لرؤسائهم بالنسبة لكافة المستويات التنظيمية.
- وجود شبكة اتصال رسمية واضحة ومعروفة لدى العمال.
ت‌- دور المدير الفعال في تحسين عملية الاتصال:
- نظرة المدير الشاملة للمؤسسة كنظام مفتوح من خلال ربط أهدافها بأهداف الأنظمة الفرعية فيها.
- عدم النظر إلى السلطة من منطق كونها مصدر قوة وعقاب بل على المدير التمسك بالقدرة على الإقناع والتأثير لما لها من نتائج جيدة في المؤسسة.
- العمل على أداء الاتصال بالإضافة إلى تبادل المعلومات والأفكار، تحسين علاقات العمل وتحقيق الانسجام داخل المؤسسة.
- النظرة إلى النزاع داخل المؤسسة على انه ظاهرة طبيعية ويمكن الاستفادة منه في تقريب وجهات النظر والتأثير على الاتجاهات.
- ضرورة حسن تفهم الإدارة لجو العمل والجو التنظيمي والاتصالات، ومحيط المؤسس وعوامله الاقتصادية والسياسية والاجتماعية وغيرها.
- التمسك بمفهوم الكفاءة والفعالية للعناصر المستعملة في المؤسسة للعناصر المستعملة لتحقيق أهدافها.
- العمل على رفع قدرة الإصغاء والمتابعة من اجل زيادة فعالية الاتصال.
- العمل على التكوين الذاتي والمستمر لمختلف قدرات المدراء في مختلف المجالات الإدارية والفكرية للتمكن من استمرار تفهم التغيرات الاجتماعية والتكنولوجية وغيرها.
- القدرة على التنسيق وتبادل المعلومات أفقيا لدى المدراء لتفادي ازدواجية العمل والاضطراب في البرامج.