بحث إدارة الوقـــــــــــت

خطة البحث

المقدمة
المبحث الأول : حقائق عن الوقت
الادارة الفردية قبل المؤسسية
وقتك حياتك
نتائج بحث موسع تم في الولايات المتحدة الامريكية
المبحث الثاني : مفاهيم ادارة الوقت
مفهوم ادارة الوقت وادارة الدات
السّلف وادارة الوقت
المبحث الثالث : حقائق عن ادارة الوقت
حقائق عن ادارة الوقت
فوائد الادارة الجيدة
لماذا يضيع الناس أوقاتهم
سلوكيات وعتقدات تؤدي الى اضاعة الوقت
سلوكيات ومعتقدات تؤدي الى توفير لوقت
الخاتمة



المقدمــة
يستمد الوقت أهميته في حياة البشر عموما لكونه السبيل الوحيد لبلوغ
الاهداف وتحقيق الغايات، والوقت هو أحد الموارد النادرة التي يجب أن يحسن
الانسان استغلالها إذا ماأراد أن تكون له بصمة في مسيرة حياته الشخصية.
قد يكون من الصعب للغاية تحديد مفهوم محدد للوقت ، إذ تختلف ادراكات الناس
له من فئة لأخرى أو من مجتمع لآخر، ويتمثل مفهوم الوقت بصفة عامة في وجود
علاقة منطقية لارتباط الأحداث أو الانشطة والتي قد يعبر عنها في صيغة
الماضي أو الحاضر أو المستقبل، ومن ثم يعتبر الوقت وحدة لقياس الانجازات
على مستوى الافراد أو الجماعات أو المؤسسات أو الشعوب .
ومن اهم الانطباعات أو الصفات التي تهتم بها أي جهة كانت هي حسن ادارة
الوقت، لأن الوقت يعمل على اختزال الطاقة والجهد وتوظيفهما بالشكل الامثل
نحو مهام أخرى.
وحتى بالنسبة للموظفين والعمال الحاليين في، فإنالشركات والمؤسسات أصبحت
تدرك أهمية تدريب موظفيها على المهارات الجديدة، ليس في مجال العمل
المتخصص وحسب، وإنما أيضا بمحاولة تزويدهم بالمهارات السلوكية المفيدة
لشخصيتهم وللعمل.....
فماهو الطريق السليم الذي يجب اتباعه لنستغل وقتنا كمايجب؟ وقبل هذا، ماذا نعني بإدارة الوقت ؟ وهل نحن مديرون للوقت فعلا؟

الفصل الأول حقائق عن الوقت

الادارة الفردية قبل المؤسسيةلاشك
في أهمية وضرورة إدارة الوقت بالنسبة لجميع الأفراد وباختلاف مواقعهم
ووظائفهم، لأن الفرد هو اللبنة الأساسية في كل شيئ ، والإنسان المنظم
يستطيع الانتاج بشكل أفضل في عمله وفي حياته الشخصية، وبالتالي تعتبر
المهارات المؤسسية لإدارة الوقت هي مجموع المهارات الفردية لحسن ادارة
الوقت واستغالله، ومن هذه النقطة يمكن القول بأن ادارة الوقت تبدأ من
الفرد ومن ثم ينعكس أثرها وفائدتها على المؤسسة والحياة العملية .وقتك حياتك
1. إن الوقت هو عمر الإنسان وحياته كلها.
2. العمر محدد ولا يمكن زيادته بحال من الأحوال ”مورد شديد الندرة“ .
3. مورد غير قابل للتخزين ” اللحظة التي لا استغلها تفني“ .
4. مورد غير قابل للبدل أو التعويض .
5. يحاسب عليه المرء مرتان ” عمره ثم شبابه“ .
نتائج بحث موسع تم في الولايات المتحدة الأمريكية
1. 20% فقط من وقت أي موظف تستغل في أعمال مهمة مرتبطة مباشرة بمهام الوظيفة وأهداف المؤسسة.
2. يقضي الموظف في المتوسط ساعتان في القراءة.
3. يقضي الموظف في المتوسط 40 دقيقة للوصول من و إلى مكان العمل.
4. يقضي الموظف في المتوسط 45 دقيقة في البحث عن أوراق أو متعلقات خاصة بالعمل.
5. يقضي الموظف الذي يعمل في مكتب يتسم بالفوضى 90 دقيقة في البحث عن أغراض مفقودة.
6. يتعرض الموظف العادي كل 10 دقائق لمقاطعة (محادثة عادية أو تليفونية...).
7. يقضي الموظف العادي 40 دقيقة في تحديد بأي المهام يبدأ.
8. يقضي الشخص العادي في المتوسط 28 ساعة أسبوعيا أمام التليفزيون.
9. الوصول المتأخر لمكان العمل 15 دقيقة يؤدي إلى ارتباك اليوم وضياع مالا يقل عن 90 دقيقة أخري.


مفهوم إدارة الوقت وإدارة الدات
في
الحقيقة مفهوم غدارة الوقتليس دقيقا جدا لأن الوقت لايمكن تغييره وتعديله
وانما الذي يحصل هو أننا نحاول أن نغير ونعدل من سلوكياتنا لنحقق
الاستخدام الأمثل للوقت، ومن هنا جاءت الفكرة الاساسية " ادارة الوقت هي
ادارة الدات" والدليل على ذلك أن لمهارات اللازمة لإدارة الآخرين هي نفسها
المهارات اللازمة لإدارة الدات : التخطيط، التفويض، التنظيم، التوجيه،
القيادة، ومفهوم ادارة الوقت يفترض أن لدى الشخص قكرةواضحة عما يريد أن
ينجزه في حياته العملية والشخصية.
السّلف وإدارة الوقت
قد
يتساءل البعض عن حاجتنا لادار الوقت وكيف كان اهلنا (السلف الصالح) ناجحون
ذون الحاجة الى نظام ونمادج تساعدهم على ذلك كما نحن الآن؟ ! وهذا الكلام
صحيح إلى حد ما وفيما يلي بعض التفسيرات:
- كان السّلف يعتمدون على الفطرة والسجيةى في كل لمورهم
- كانت المستعمرات البشرية صغيرة والناس يعرفون بعضهم وكانت امورهم واحتياجاتهم واضحة .
- كان لديهم تنظيم فطري للوقت وكانوا عدة يربطون أنشطتهم بأوقات الصلاة ،
فمثلا كان العمل يبدأ من صلاة الفجر حتى صلاة الظهر ثم تأتي فترة القيلولة
وبعد العصر يعاودون النشاط وبعد المغرب تبدأ زيارة الـرحام وحلق العلم
.....
- بساطكة حياتهم وعدم تعقيدها كما هي الآن، حتى اصبح التعقيد والتداخل من سمة هذه الحياة الان.
- سيطرة مبدأ الحياة المادية الآن، فحتى تضمن الحد الادنى للعيش الكريم
يجب أن تسعى بكل طاقتك وبكل الطرق الممكنة لتوفير احتياجاتك المتعددة ،
مما يجعلك في دوامة لاتنتهي من الطلبات والسعي الدائم.
- عدم وجود الضغط والقلق النفسي الذي نعانيه الان، وربما كان للبيئة الاثر
الكبير في الراحة النفسية ولأننا الآن أبنما تاوجهنا فإننا نجد أنفسنا
محاصرين بجدران اسمنتية مما يترك انطباعا بالضيق علينا ويؤدي الى الضغط
والاجهاد
- كثرة التشعبات حتى في الأمر أو الموضوع الواحد الان، ممايجعل العقل
والذهن مثقلا وعاجزا عن تذكرها جميعا في وقت واحد مما يستدعي وسائل مساعدة
على ذلك.

الفصل الثالث حقائق عن الوقت


حقائق عن ادارة الوقت
1. ساعة واحدة من التخطيط توفر 10 ساعات من التنفيذ.
2. الشخص المتوتر يحتاج ضعف الوقت لإنجاز نفس المهمة التي يقوم بها الشخص العادي.
3. اكتساب عادة جديدة يستغرق في المتوسط 15 يوما من المواظبة.
4. أي مشروع يميل إلى استغراق الوقت المخصص له، فإذا خصصنا لمجموعة من
الأفراد ساعتين لإنجاز مهمة معينة، وخصصنا لمجموعة أخري من الأفراد 4
ساعات لإنجاز نفس المهمة، نجد أن كلا المجموعتان تنتهي في حدود الوقت
المحدد لها.
إدارة الوقت لا تعني أداء الأعمال بشكل أكثر سرعة، بقدر ما تعني أداء الأعمال الصحيحة التي تخدم أهدافنا وبشكل فعال فوائد الإدارة الجيدة للوقت
1. إنجاز أهدافك وأحلامك الشخصية.
2. التخفيف من الضغوط سواء في العمل و ضغوط الحياة .
3. تحسين نوعية العمل.
4. تحسين نوعية الحياة غير العملية.
5. قضاء وقت أكبر مع العائلة أو في الترفيه والراحة.
6. قضاء وقت أكبر في التطوير الذاتي.
7. تحقيق نتائج أفضل في العمل.
8. زيادة سرعة إنجاز العمل.
9. تقليل عدد الأخطاء الممكن ارتكابها.
10. تعزيز الراحة في العمل.
11. تحسين إنتاجيتك بشكل عام.
12. زيادة الدخل.
لماذا يضيع الناس أوقاتهم؟1. لا يدركون أهمية الوقت .
2. ليس لهم أهداف أو خطط واضحة .
3. يستمتعون بالعمل تحت ضغط .
4. سلوكيات ومعتقدات تؤدي إلي ضياع الوقت .
عدم المعرفة بأدوات و أساليب تنظيم الوقت .سلوكيات و معتقدات تؤدي إلي ضياع الوقت1- لا يوجد لدي وقت للتنظيم
1. يحكى
أن حطاباً كان يجتهد في قطع شجرة في الغابة ولكن فأسه لم يكن حاداً إذ أنه
لم يشحذه من قبل، مر عليه شخص ما فرآه على تلك الحالة، وقال له: لماذا لا
تشحذ فأسك؟ قال الحطاب وهو منهمك في عمله: ألا ترى أنني مشغول في عملي؟!
2. من يقول بأنه مشغول ولا وقت لديه لتنظيم وقته فهذا شأنه كشأن الحطاب في
القصة! إن شحذ الفأس سيساعده على قطع الشجرة بسرعة وسيساعده أيضاً على بذل
مجهود أقل في قطع الشجرة وكذلك سيتيح له الانتقال لشجرة أخرى، وكذلك تنظيم
الوقت، يساعدك على إتمام أعمالك بشكل أسرع وبمجهود أقل وسيتيح لك اغتنام
فرص لم تكن تخطر على بالك لأنك مشغول بعملك.
3. وهذه معادلة بسيطة، إننا علينا أن نجهز الأرض قبل زراعتها، ونجهز
أدواتنا قبل الشروع في عمل ما وكذلك الوقت، علينا أن نخطط لكيفية قضائه في
ساعات اليوم.
2- المشاريع الكبيرة فقط تحتاج للتنظيم
في إحصائيات كثيرة نجد أن أمور صغيرة تهدر الساعات سنوية، فلو قلنا مثلاً
أنك تقضي 10 دقائق في طريقك من البيت وإلى العمل وكذلك من العمل إلى
البيت، أي أنك تقضي

20 دقيقة يومياً تتنقل بين البيت ومقر العمل، ولنفرض أن عدد أيام العمل في الأسبوع 5 أيام أسبوعياً.
1. (الوقت المهدر) 5 أيام × 20 دقيقة = 100 دقيقة أسبوعياً / 100 دقيقة أسبوعياً × 53 أسبوعاً = 5300 دقيقة = 88 ساعة تقريباً.
2. لو قمت باستغلال هذه العشر دقائق يومياً في شيء مفيد لاستفدت من 88
ساعة تظن أنت أنها وقت ضائع أو مهدر، كيف تستغل هذه الدقائق العشر؟
بإمكانك الاستماع لأشرطة تعليمية، أو حتى تنظم وقتك ذهنياً حسب أولوياتك
المخطط لها من قبل، أو تجعل هذا الوقت مورداً للأفكار الإبداعية المتجددة
.
3- الآخرون لا يسمحون لي بتنظيم الوقت
1. من السهل إلقاء اللائمة على الآخرين أو على الظروف، لكنك المسؤول
الوحيد عن وقتك، أنت الذي تسمح للآخرين بأن يجعلوك أداة لإنهاء أعمالهم.
2. أعتذر للآخرين بلباقة وحزم، وابدأ في تنظيم وقتك حسب أولوياتك وستجد النتيجة الباهرة.
3. وإن لم تخطط لنفسك وترسم الأهداف لنفسك وتنظم وقتك فسيفعل الآخرون لك هذا من أجل إنهاء أعمالهم بك!! أي تصبح أداة بأيديهم.
4- كتابة الأهداف والتخطيط مضيعة للوقت
1. افرض أنك ذاهب لرحلة ما تستغرق أياماً، ماذا ستفعل؟ الشيء الطبيعي أن
تخطط لرحلتك وتجهز أدواتك وملابسك وربما بعض الكتب وأدوات الترفيه قبل
موعد الرحلة بوقت كافي، والحياة رحلة لكنها رحلة طويلة تحتاج منا إلى
تخطيط وإعداد مستمرين لمواجهة العقبات وتحقيق الإنجازات.
2. ولتعلم أن كل ساعة تقضيها في التخطيط توفر عليك ما بين الساعتين إلى
أربع ساعات من وقت التنفيذ، فما رأيك؟ تصور أنك تخطط كل يوم لمدة ساعة
والتوفير المحصل من
3. هذه الساعة يساوي ساعتين، أي أنك تحل على 730 ساعة تستطيع استغلالها في
أمور أخرى كالترفيه أو الاهتمام بالعائلة أو التطوير الذاتي.
5- لا أحتاج لكتابة أهدافي أو التخطيط على الورق، فأنا أعرف ماذا علي أن أعمل.
لا توجد ذاكرة كاملة أبداً وبهذه القناعة ستنسى بكل تأكيد بعض التفاصيل
الضرورية والأعمال المهمة والمواعيد كذلك، عليك أن تدون أفكارك وأهدافك
وتنظم وقتك على الورق أو على حاسب المهم أن تكتب، وبهذا ستكسب عدة أمور:
 أولاً: لن يكون هناك عذر اسمه نسيت! لا مجال للنسيان إذا كان كل شيء مدون إلا إذا نسيت المفكرة نفسها أو الحاسب!!
 ثانياً: ستسهل على نفسك أداء المهمات وبتركيز أكبر لأن عقلك ترك جميع ما
عليه أن يتذكره في ورقة أو في الحاسب والآن هو على استعداد لأني يركز على
أداء مهمة واحدة وبكل فعالية.
6- حياتي سلسلة من الأزمات المتتالية، كيف أنظم وقتي؟!
تنظيم الوقت يساعدك على التخفيف من هذه الأزمات وفوق ذلك يساعدك على
الاستعداد لها وتوقعها فتخف بذلك الأزمات وتنحصر في زاوية ضيقة، نحن لا
نقول بأن تنظيم الوقت سينهي جميع الأزمات، بل سيساعد على تقليصها بشكل
كبير. سلوكيات و معتقدات تؤدي إلي توفير الوقت1. تحديد الهدف .
2. التخطيط.
3. احتفظ دائما بقائمة المهام.
4. التحضير للغد .
5. استخدام أدوات تنظيم الوقت .
6. انشر ثقافة ادارة الوقت.
7. عدم الاحتفاظ بمهام معقدة ( تقسيم المهام إلي مهام فرعية )
8. لا تحتفظ بالمهام الثقيلة علي نفسك (انته منها فورا).
9. لا تكن مثاليا .
10. رتب أغراضك .
11. الاتصال الفعال ( التأكد من وصول الرسالة كما تعنيها).
12. لا تتأخر في الوصول لمكان العمل .
13. التحضير للمهام المتكررة.
14. تجميع المهام المتشابهة .
15. ارتدِ ساعة (راقب الوقت في أي مهمة تقوم بها).
16. تأريخ المهام (حدد لنفسك تاريخا أو زمنا للانتهاء من أي مهمة).
17. المساومة في تحديد المواعيد .
18. لا تحتفظ بمهام ناقصة ( انته من كل مهمة بدأتها).
19. لا تهمل كلمة ” شكرا“ .
20. لا تقدم خدمات لا تجيدها .
21. تعلم القراءة السريعة .
22. استغلال وقت السيارة – الانتقال - السفر .
23. لا تحتفظ بمقاعد مريحة في مكتبك .
24. علق لافتة مشغول إنهاء المهام المحتاجة للتركيز .
25. استخدم التليفون بفاعلية .
26. تنمية مهارات التفويض .

الخاتمــــة

*إن الشخص الذي لايستطيع ادارة أي شئ آخر.
*تعلم كيف تعمل بذكاء وليس بجهد كبير.
*تعلم ادارة نفسك قبل ادارة وقتك.
*فكر قبل أن تنفذ.
*وقتك حياتك، إن أضعته ضاعت حياتك.
*الشخص الذي يحسن ادارة وقته لايمنحه لمن يطلبه بل لمن يستحقه.
*اذا كنت اليوم هنا ولم تعمل شيئا لتتقدم غدا فإنك فعليا مازلت في الأمس.
*كلنا نمتلك نفس الوقت وكلنا نختلف في كيفية استغلاله ،أو كيفية اضاعته.
*اهتم بنوعية العمل وليس بالكمية.
*الوقت لايتغير ولكن يمكن تغيير سلوكك وتعديل وإغناء مهاراتك بما يجعلك تستفيذ بالشكل الأمثل من الوقت.
*تقنيات إدارة الوقت ليست أدوات سحرية بمجرد اتباعها فإنك ستجد المزيد من
الوقت، لأن الأهم من ادارة الوقت هو ادارة الذات وتعديل عاداتك السلوكية
الشخصية لتنعكس بالتالي على حسن استخدامك للوقت .
لاتبحث عن الوقت لأن الوقت دائما موجود وهونفسه للجميع، ولكن ابحث عن ماتقوم به ويؤدي إلى ضياعه منك.
*لاأحد يسيطر عليك إلا إذاكانت لك رغبة في ذلك، لأن ادارة الوقت تعني ادارة الدات وادارة الدات تعني ادارة الوقت.
*الوقت ليس عدوا تجب محاربته، وإنما فرصة يجب اقتناصها.