موضوع إدارة المخازن.

/ تعريف إدارة المخازن:
تتولى إدارة المخازن كل المهام الخاصة بتسلم وخزن وصرف المواد المخزنة، وكذلك النشاطات المتعلقة بتنظيم المخازن، وتحديد واجبات ومسؤوليات العاملين فيها، وممارسة الرقابة على المخزون بهدف المحافظة عليه، وعلى مستوى محدد له.
تبرز أهمية إدارة المخازن من خلال توفير الظروف اللازمة لتلبية متطلبات العملية الإنتاجية أو التسويقية وفي الوقت الملائم.

2/ أنشطة إدارة المخازن: ونذكر منها:
* التسلم: أي استقبال المواد من مختلف المصادر والتي تكفلت بشرائها إدارة المشتريات، وكذلك المنتجات النصف مصنعة والتامة الصنع التي تكفلت بإنتاجها الوحدات الإنتاجية.
* إعداد سجلات استقبال وتخزين المواد لتسهيل عملية الرقابة على المخزون.
* تفتيش المواد الداخلة للمخزن للتأكد من مطابقتها للمواصفات.
* المحافظة على المخزون من خلال الرقابة الصارمة لظروف التخزين لحين طلبها من مختلف الإدارات.
* صرف المواد المخزنة وذلك وفقا للأوامر الصادرة من الجهات المعنية بذلك ونقصد هنا إدارة التسويق أو إدارة الإنتاج.
* تقديم المعلومات حول حالة المخزون ومعدلات حركة المخزون من أجل المساهمة الفعالة في اتخاذ القرارات المهمة.
* مراقبة المخزون: وذلك لتفادي التلف أو السرقة وكذلك للتنبؤ بتوقيت الوصول إلى المخزون الأدنى.
* الإستغلال الأمثل لمساحة المخزن وترتيب المواد المخزنة ترتيبا جيدا حسب درجة الأهمية.
* تحديد معدات التخزين اللازمة في عملية تخزين المواد، كآلات الشحن والتفريغ.
* إدارة القوى العاملة في المخازن من خلال تحديد الحجم، والمواصفات اللازمة لذلك.

3/ تنظيم المخازن:
ويقصد بهذا المصطلح اختيار الموقع الملائم لإقامة المخازن وتنظيمها داخليا بما يسهل عملية صرف المواد المخزنة، ويخفض من التكاليف اللازمة لذلك. وتتم هذه العملية إما بتجميع المواد المخزنة في مخزن مركزي أو بتوزيعها على مخازن فرعية تكون قريبة من الوحدات الإنتاجية أو التسويقية، وتسمى هذه العملية بمركزية ولامركزية التخزين.
ويتطلب تنظيم المخازن اتخاذ التدابير اللازمة لتحديد مكان كل صنف من المواد المخزنة لتسهيل عملية الصرف، ومن بين الأساليب المستعملة في ترتيب الأصناف نجد:
* ترتيب المواد حسب رموز في فهرس المخزن، بحيث يحدد رمز لكل مادة ويبين مكانها ومختلف المعلومات التي يجب توافرها كمعدل الطلب عليها ومستوى المخزون الأدنى منها وغير ذلك، وكل من يتناول الفهرس يجد كل المعلومات التي تساعده في عمله. وتستعمل هذه الطريقة إذا كان عدد المواد المخزنة كبير.
* الخزن دون التقيد بمكان معين، وتستعمل هذه الطريقة في العدد المحدود من المواد المخزنة فإذا كان العدد صغير فلا حاجة لوضع فهرس، فالمهم وجود مكان خال فقط.

4/ تخطيط المخازن: وتتم وفق المراحل التالية:
أ) مرحلة الإعداد للمخزون: يتم فيها التنبؤ بالإحتياجات المطلوبة في ضوء الطلبات المتوقعة وفي حدود الإمكانيات المتاحة ووفقا لظروف السوق.
ب) مرحلة الحصول على المخزون: ويتم الحصول على المواد الأولية أو المنتجات الصنعة.
ج) مرحلة الإحتفاظ بالمخزون: أي الإحتفاظ بالمخزون لحين الحاجة إليه وتوفير الظروف الملائمة لذلك.
د) مرحلة تداول المخزون: وهي المرحلة التي يتم فيها تحريك المخزون إما بإخراجه أو بتغير ومكانه.

5/ الرقابة على المخزون: ويقصد بها المتابعة الدائمة للمخازن للتقليل من الإنحرافات، والحرص على تطبيق خطط المخزون، وتهدف هذه العملية إلى:
* حماية رأس المال المستثمر في المخزون.
* الكشف عن التداخل والإزدواج أو التكرار في أعمال المخزون.
* ضمان استمرار أداء الإدارات الأخرى.

6/ وسائل الرقابة على المخزون: تستخدم الوسائل التالية في هذه العملية:
* الجرد: من خلال حصر المخزون الفعلي، وتدقيق الرصيد الدفتري ومطابقته مع الأرصدة المسجلة.
* الميزانية التقديرية: ويقصد بها الجداول التقديرية لاحتياجات المؤسسة من كافة المواد المخزنة.
* مستويات المخزون: وهي المؤشرات حول أقصى كمية وأقل كمية ممكن أن تتواجد من المواد بالمخازن.
* فترة التوريد: من خلال تحديد توقيت طلبات الشراء.
* التقارير: والتي تتضمن كل المعلومات عن حالة المواد المخزنة.
* محاسبة المخازن: من خلال مسك السجلات.

...........................
المصدر: د/هيثم علي حجازي و د/شوقي ناجي جواد، وظائف المنظمات، الدار الأهلية للنشر والتوزيع، الأردن، 2008............................
تقبلوا تحيات لمـــجد.