إدارة المشتريات.

/ تعريف إدارة المشتريات:
الشراء عبارة عن مجموع المهام التي من خلالها يتم توفير مستلزمات العمليات الإنتاجية، وكذا احتياجات المؤسسة في مختلف الميادين، وإدارة المشتريات تتضمن التخطيط ورسم السياسة واتخاذ القرارات والبحث والدراسة لاختيار المواد والسلع بالشكل المناسب، وذلك من حيث الجودة والكمية والسعر والوقت والمصدر، كما أن من مهامها متابعة أمر التوريد وفحص المشتريات للتأكد من مطابقتها للمواصفات، ومن أبرز مهامها عملية التنسيق بين إدارات المؤسسة.
فلإدارة المشتريات أهمية بالغة في المؤسسة تتمثل أساسا في توفير كل ما تحتاجه المؤسسة من مستلزمات، وبدونها تكون المؤسسة عاجزة عن القيام بمهامها، وهذا ما عجل باستحداث قسم خاص بإدارة المشتريات في المؤسسة الإقتصادية يضمن السير الحسن لهذه الوظيفة.

2/ أهداف إدارة المشتريات: يمكن تلخيص الأهداف الرئيسية لها فيما يلي:
* ضمان الحصول على الجودة المناسبة عند شراء المواد والسلع، وبالشكل الذي يتناسب مع العمليات الإنتاجية، وكذلك مهام التخزين.
* توفير المواد والسلع والمستلزمات لضمان السير الحسن لعمليات الإنتاجية دون توقف أو إرباك.
* توفير ما تحتاجه المؤسسة بأقل تكلفة، مع مراعاة الجودة والخدمة المطلوبتين.
* منع تكرار الشراء الذي يؤدي إلى تراكم السلع والإسراف والتقادم.

3/ علاقة إدارة المشتريات بالوظائف الأخرى:
ترتبط وظيفة المشتريات ارتباطا وثيقا بالوظائف الأخرى للمؤسسة، والتي تتمثل في التخزين، التسويق، التمويل وغيرها وسنوضح ذلك:
* علاقة وظيفة المشتريات بوظيفة التخزين: من المعروف أن عمليات الشراء تنطلق بناءا على طلب إدارة المخازن، وذلك عندما يصل حجم المخزون من المواد إلى مستوى معين يتطلب تزويد المخازن بتلك المواد.
وهنا إدارة المشتريات تتلقى تقريرا مفصلا ودقيق حول مختلف أنواع المخزون ليسهل عليها وضع برنامج شراء، وهذا لتجنب الأخطاء في عمليات الشراء. ونظرا للعلاقة الكبيرة التي نجدها بين هاتين الوظيفتين فإن أغلب المؤسسات تقوم بتجميعهما في وظيفة واحدة.
* علاقة وظيفة المشتريات بوظيفة الإنتاج: يعتمد النجاح في الوظيفة الإنتاجية على أداء إدارة المشتريات، أي من حيث قدرتها على توفير المواد الأولية بالكمية المخططة مسبقا وفي الوقت المناسب والجودة اللازمة، فالخطأ الذي يطرأ في أحد هذه العناصر الثلاثة يكون له تأثير واضح على العملية الإنتاجية.
* علاقة وظيفة المشتريات بوظيفة التسويق: تظهر العلاقة هنا في كون المؤسسة تسعى لإرضاء زبائنها، وهنا توجب على وظيفة التسويق توفير تقرير لإدارة المشتريات يتضمن رغبات وأذواق المستهلكين، والتي من خلالها يتم شراء المواد والمستلزمات، وكذلك تقرير حول المبيعات من أجل تنظيم عملية الشراء.
وهناك من المؤسسات من تجمع هذه الوظيفتين في وظيفة واحدة ويطلق عليها الوظيفة التجارية.
* علاقة وظيفة المشتريات بوظيفة الإدارة المالية: إن أول مهمة للإدارة المالية هي توفير الأموال اللازمة لشراء المواد والمستلزمات، وهنا نجد الكثير من التنسيق بين هاتين الوظيفتين، فإدارة المشتريات توفر تقرير عن حجم المشتريات المخطط والأوقات القصوى لتوفيره، وتتلقى الأموال لتنفيذ هذا المخطط.

4/ أنشطة إدارة المشتريات: تمارس إدارة المشتريات عدة أنشطة، لعل أهمها:
* البحث عن أفضل مصادر التوريد وأقلها تكلفة، وفق إمكانية التوريد في الوقت المناسب.
* توفير المواد السلع النمطية مما يسهل أداء عمليات الخزن والإنتاج.
* إصدار أوامر الشراء ومتابعتها لضمان التسليم في المواعيد المحددة.
* تسلم الطلبيات وتفتيشها بهدف التأكد من مطابقتها للمواصفات.
* استخدام أفضل أساليب الشراء وتطويرها باستمرار.
* الإحتفاظ بالسجلات والمستندات التي تتم بها عملية الشراء.
* ضمان العلاقة الجيدة بين إدارة المشتريات والإدارات الأخرى.
* توطيد العلاقة مع الموردين، للحفاظ على مصادر التوريد.
* توفير المعلومات حول أسواق المادة الأولية لتسهيل التخطيط العام بالمؤسسة.
...........................

» بحث إدارة الوقـــــــــــت
» إدارة المخاطر
» موضوع إدارة المخازن.
» إدارة الموارد البشرية
» إدارة الموارد البشرية